Oprecht luisteren, écht luisteren naar een ander: zo gemakkelijk is dat niet. Meestal heb je je oordeel al klaar als je in aanraking komt met iemand die een andere mening of achtergrond heeft. Precies daar leggen Barry Klaas en Joost Rooks de vinger op de zere plek: ‘Wij trainen mensen om waardevolle verschillen bij elkaar te herkennen, erkennen en te benutten. Daarmee creëer je een sociaal veilige werkomgeving, met ruimte voor diversiteit en inclusiviteit. Dat is win-win voor iedereen.’
Majoor Barry Klaas en majoor Joost Rooks van het bureau Oordeelvrij communiceren zijn zo goed op elkaar ingespeeld dat ze bijna elkaars zinnen kunnen afmaken. Hun enthousiasme over de training Oordeelvrij communiceren en vooral wat het met de deelnemers doet, steken ze niet onder stoelen of banken. Joost: ‘Met meer inzicht in de kracht van je woorden en je (voor)oordelen word je een betere leidinggevende en werknemer. Sterker nog, ook in je privésituatie kun je er je voordeel mee doen. In onze training leren deelnemers echt te luisteren zodat de ander zich gehoord voelt. Door oordeelvrij te communiceren kun je op een andere manier conflicten hanteren, problemen oplossen en effectief omgaan met verschillen. Dat is voor alle partijen een win-winsituatie. ‘
Mensen willen weten: Hoe dan?
Waar het vaak aan schort op de werkvloer? Het kan gaan om kleine en grote vraagstukken, zo legt Barry uit. ‘Denk aan ongewenst gedrag: iemand komt steeds te laat bijvoorbeeld. Of er wordt een misplaatste grap gemaakt: de baas lacht en iedereen lacht mee. Bij deze training leren mensen zoiets kenbaar te maken op een manier waarop je de ander niet beschadigt. En je de relatie niet op scherp zet.’
Joost vult aan: ‘In alle functies en disciplines kun je hier iets aan hebben. De rode draad is dat je leert luisteren naar mensen en dat je communiceert zonder iemand te veroordelen. In de praktijk zoeken mensen dan vooral naar: hoe dan? En daar gaat deze training dus over.’
Zo werkt de training Oordeelvrij communiceren
De training Oordeelvrij communiceren is gebaseerd op de methode van de Amerikaanse psycholoog Thomas Gordon. In vier dagen, verspreid over een aantal weken, krijgen de deelnemers inzicht in het zogeheten Gedragsraam, de sociaalpsychologische basiskennis die helpt om direct te kunnen analyseren wat het (communicatie)probleem is. Deelnemers oefenen luistervaardigheden en ontwikkelen empathie. Ook effectief confronteren, dat wil zeggen op basis van de feiten, op een niet-beschuldigende manier is deel van de training. Zij leren problemen met medewerkers ombuigen zodat het geen tegenstanders maar medestanders worden. De hiërarchie blijft gewaarborgd en kan goed samengaan met gelijkwaardigheid in de relatie. Tot slot is het leren hanteren van waardeverschillen een belangrijk onderdeel van de training.
Als een olievlek
Joost en Barry timmeren al een jaar aan de weg met de training Oordeelvrij communiceren voor onderdelen van de Koninklijke Landmacht. Inmiddels hebben ze al honderden deelnemers getraind. Dankzij de subsidie van het ASD kunnen ze deze training aan meer Defensie-onderdelen aanbieden en dat vergroot de impact. Trainingen voor vertrouwenspersonen, voor de luchtmacht en andere onderdelen staan al op de agenda. Joost: ‘Zelfs op locatie in Roemenië, aan kaderleden van een operationele eenheid van de Luchtmobiele Brigade, hebben we onlangs een training gegeven.’
Het blijkt te werken als een olievlek; er is veel interesse uit alle geledingen van de organisatie. Het streven van het team is om deze training jaarlijks aan 1000 medewerkers aan te bieden.
Ik heb dus geleerd wat het betekent als je actief luistert en er kunt zijn voor de ander als die dat nodig heeft. Dat is helemaal niet soft
Empathie kun je leren
Is empathie aan te leren in een tijd waarin de meningen in het publieke debat – en op de werkvloer dus ook – op scherp staan? Joost: ‘Het mooie is dat je op een rustige manier in gesprek leert gaan, ook met mensen die een totaal andere mening hebben. Je hoeft de waarden van de ander niet te veroordelen. Als je dat namelijk doet, dan stopt het gesprek. Wat wel werkt is om mensen te confronteren met de feiten en te vertellen wat dit met je doet. Die basisvaardigheden oefenen we in deze training.’
‘En let wel, ook ik had mijn vooroordelen over het leren van empathie’, voegt Barry toe. ‘Ik dacht, dat het iets softs zou zijn, dat je mee zit te huilen met iedereen. En zo ben ik niet, ik wil wel gewoon mezelf blijven. Maar ik heb dus geleerd wat het betekent als je actief luistert en er kunt zijn voor de ander als die dat nodig heeft. Dat is helemaal niet soft. En ik heb gemerkt: het werkt gewoon! Dat gun ik iedereen.’
Vlieguren maken
De complexe, wereldwijde taak van Defensie, ‘Beschermen wat ons dierbaar is’, vraagt om een personeelsbestand met een grote diversiteit, wat achtergrond, ervaring en kwaliteiten betreft. En die verschillen tussen mensen kan zorgen voor onbegrip en botsingen. Beide trainers zijn ervan overtuigd dat de training hierbij kan helpen.
Barry: ‘Het is geen Haarlemmerolie, maar het kan wel een verschil maken. We kunnen wel de mond vol hebben over inclusiviteit en leiderschap, maar de praktijk is weerbarstig. De kracht van deze training is juist het praktische. Het is net als met je rijbewijs halen: dan mag je de weg op, maar om een echt goede chauffeur te worden moet je vlieguren maken.’
Betere samenwerking
Joost denkt dat deze cursus vooral belangrijk is voor effectief leiderschap, doordat oordeelvrije communicatie tot een betere relatie en samenwerking leidt. ‘Een klein voorbeeld: een nieuwe jonge generatie militairen vraagt om andere dingen. Daar moeten de organisatie, en de oudere garde ook mee leren omgaan. Want je kunt een jonge matroos wel keihard uitlachen als hij om goede wifi vraagt op een schip, wat destijds onmogelijk was vanwege het gebrek aan bereik. Maar pas als je hier oprecht naar luistert en begrijpt waarom dit zo belangrijk is voor jongeren, kom je verder dan wanneer je de discussie bot afkapt. En ja, inmiddels is videobellen of gamen in je vrije tijd nu gewoon mogelijk midden op zee.’
Oordeelvrije communicatie leidt tot betere samenwerking.
Train de trainers
Het trainingsteam richtte zich in eerste instantie op leidinggevenden, hoog in de hiërarchie. Van daaruit wordt de training verder verspreid; officieren, onderofficieren en ook soldaten van de verschillende Defensie-onderdelen kunnen de training volgen. Het team heeft intern trainers opgeleid die zelf ook weer trainingen kunnen geven. Zowel Joost als Barry is ervan overtuigd dat de hele organisatie hier beter van wordt.
‘Waar we naar toe willen is dat je deze aanpak met je collega’s als intervisie kunt onderhouden. Dat is praktischer dan een terugkomdag en zo borg je het gedachtegoed ook beter. Wij werken nu nog vanuit het CLAS, maar ook andere onderdelen kunnen aanhaken. We merken in ieder geval dat het leeft. Onze droom is dat het Defensiebreed een standaardtraining wordt voor nieuwe medewerkers bij alle onderdelen. Maar zo ver zijn we nu nog niet!’
Meer weten over de training Oordeelvrij communiceren?
Mail naar oordeelvrij.communiceren@mindef.nl
Themasubsidie voor Oordeelvrij communiceren
Het ASD heeft het project Oordeelvrij communiceren een thema-subsidie toegekend van ruim 780.000 euro. Het project sluit aan op thema’s van duurzame inzetbaarheid zoals het bevorderen van goed werkgeverschap en goed opdrachtgeverschap en het stimuleren van ontwikkelingsmogelijkheden van Defensiemedewerkers. Het project is in juni 2023 gestart en heeft een looptijd van drie jaar.
